//
du leser...
arkivdanning, Kommunale arkiv, kommunereform

Arkivstatistikk setter kommunereformen på dagsorden

Statistikken for kommunale arkivtjenester 2014 er nå tilgjengelig på Arkivverkets hjemmesider. Riksarkivaren har siden 2010 samlet inn statistiske data om arkivholdet i alle kommuner og fylkeskommuner. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om kommunens arkivorganisering, rutiner for dagligarkiv og eldre arkiv, arkivmengde og oppbevaringsforhold.

Nytt i årets undersøkelse er spørsmål i forbindelse med den kommende kommunereformen, om hvilke utfordringer det medfører og om arkiv er med i planleggingen. Undersøkelsen viser at bare 9 % av kommunene foreløpig har startet opp å planlegge håndteringen av sine arkiver ved eventuelle kommunesammenslåinger, og at arkivpersonalet i liten grad er trukket inn i planleggingsprosessene. Arkivlederne i kommunene trekker fram nettopp god planlegging som en kritisk suksessfaktor for å lykkes i prosessen. Det er også helt avgjørende at det settes av tilstrekkelige ressurser til arbeidet som skal gjøres. Kommunal Rapport har, med bakgrunn i statistikken, satt søkelys på disse problemstillingene i artikkelen “Kommunearkivarer forbigås og druknes i arbeid”.

Statistikken for kommunale arkivtjenester er i sin helhet tilgjengelig på Arkivverkets hjemmesider. Der kan du se både landsoversikt, fylkesvise oversikter og rapporter fra hver enkelt kommune/fylkeskommune. Det er en egen undersøkelse for Oslo og Bergen på bydelsnivå. Det er også laget en samlet rapport som tar for seg hovedfunnene.

Se rapporten for Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014: Rapport i PDF

Se oversikter for hver kommune, fylkesvise oversikter og landsoversikt: Statistikk for kommunale arkivtjenester. 

Statistikk for kommunale arkivtjenester i korte trekk:

  • 96 % av landets kommuner og fylkeskommuner har besvart undersøkelsen
  • Kommunal sektor står for en betydelig dokumentasjonsproduksjon. Det er i løpet av 2014 produsert ca. 1,6 millioner saker og 10,4 millioner dokumenter med vedlegg (journalposter). I gjennomsnitt er det produsert ca. 3600 saker og 24 000 journalposter pr. kommune/fylkeskommune.
  • 39 % av kommunene og fylkeskommunene har fullelektronisk arkivdanning. De resterende har en blanding av elektronisk og papirbasert arkivdanning.
  • De fleste kommuner og fylkeskommuner har elektroniske fagsystemer på hvert av sine fagområder (skole, helse, barnevern, bygg og eiendom osv.). 76 % har ikke foretatt noen uttrekk fra fagsystemer for langtidsbevaring. 28 % vet ikke hvordan utfasede og avsluttede systemer håndteres.
  • Kommunene og fylkeskommunene har en betydelig mengde papirarkiv som ikke er overført til depot, mye av dette er ikke ordnet. Tilsammen har sektoren 327 000 hyllemeter, hvorav 97 000 er ordnet og listeført.
  • De fleste kommuner og fylkeskommuner (ca. 80 %) rapporterer om tilfredsstillende arkivlokaler mht. arkivlovens krav om vern mot brann, fukt, påvirkning fra klimatiske forhold og ulovlig tilgang. Enkelte rapporterer om avvik fra kravene, og avvikene rapporteres å være til dels svært alvorlige.
  • De fleste kommunene er med i flere interkommunale samarbeid (i snitt 11), men svært lite er avtalefestet når det gjelder håndtering av arkiv, også når det gjelder hva som skal skje med arkivet ved opphør av samarbeidet. De samme funnene gjelder for utsetting av tjenester til private.
  • Det er generelt en stor utfordring med dokumentfangst, også i kommunal sektor. Kun 8 % høster arkivverdige dokumenter fra skytjenester. Kun 9 % har journalføringsrutiner for samhandlingsløsninger. Rutiner for journalføring av e-post er derimot på plass, men empiri tilsier at rutinene ikke alltid følges i praksis.
  • 86 % av kommunene og fylkeskommunene er eier/medeier i en kommunal arkivinstitusjon (byarkiv, fylkesarkiv, interkommunalt arkiv)
  • Det største etterslepet på arkivarbeidet i kommunal sektor er innen klargjøring av eldre og avsluttede arkiver for avlevering til depot. Også innen arkivplanarbeid er det stort etterslep. Kommunene melder at årsakene til etterslepet i hovedsak er mangel på ressurser, og til dels også mangel på kompetanse.
  • Få kommuner (kun 9 %) har startet opp å planlegge håndteringen av sine arkiver ved eventuelle kommunesammenslåinger. Arkivpersonalet er foreløpig i liten grad med i planleggingsprosessene (15 %). De største utfordringene knyttet til arkiv i kommunereformen er å få satt av tilstrekkelige ressurser og starte planleggingen i god tid.

Diskusjon

Ingen kommentarer så langt.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggere like this: