//
du leser...
bevaring og kassasjon, big data, information governance, konferanse, skytjenester

Reisebrev fra ARMA 2014: Åpningshelg og zombie data

Vi har mottatt reisebrev fra Torunn Tveit Gaasemyr og Gro Hendriksen, Riksarkivets deltakere på ARMA-konferansen 2014 i San Diego:

”ARMA-hva-for-noe?”, sa du? ARMA er en organisasjon for personer som jobber innen information governance stiftet i 1955. Organisasjonen har over 27000 medlemmer fra over 30 land. Hvis du er enda mer nysgjerrig kan du jo se informasjonsfilmen deres her: https://www.youtube.com/watch?v=_lMRyOd3iRA&list=UUc-unWP6q8Vi366x09htswA&index=1&feature=plcp

 

Vi er i gang! Vi har lært mye i løpet av vår første helg i San Diego. Et overordnet tema har vært Big Data, som beskrives både som et problem og en døråpner. Og vet du hva zombier og Big Data har til felles?

Åpningsdagen for ARMA2014 var stort sett viet Big Data. Men vårt ARMA-eventyr startet et helt annet sted. Dagen før selve åpningen tyvstartet vi konferansen med et forkurs i bevarings- og kassasjonsplaner. Der lærte vi en ti-stegs-metodologi for utvikling av slike planer, fra utarbeidelse av rammeverk for prosjektet  til planen er ferdigstilt.  Kurset ble holdt av Sofia Empel og Lucy Rieger, som begge jobber for amerikanske konsulentselskaper innen informasjonsforvaltning. Metoden fokuserte på beskrivelse av virksomheten ut fra kartlegging av funksjoner og underfunksjoner. Når kartleggingen er foretatt setter man oppbevaringsfrister til de ulike arkivseriene.

Når man skal sette opp sluttproduktet, altså en bevarings- og kassasjonsplan,  mente Empel og Rieger at man skal ta utgangspunkt i et ”Big Bucket”-perspektiv, hvor kartleggingen av de ulike funksjonene ble samlet i kategorier, og satt sammen til en plan. I forbindelse med bevaringsvurdering gjorde de et skille mellom ”business value” og ”archival value”. Bare 3-5 % bevares ut fra hensynet til ”archival value”. Når det gjaldt revidering av planene, var anbefalingen klar. Årlig revisjon er nødvendig, og  planene bør oppdateres ved alle endringer med det samme de inntreffer.

En gjenganger under kurset var ”remember to apply common sense” og ”make sure your judgements are not absurd”. Man må altså passe på å lytte til fornuften, et tips vi selvsagt skal prøve å følge så godt det går i veiledningen av arkivskapere der hjemme.

IMG_0302

 Konferansedeltagere sammen med Empel og Rieger. De viste seg å være søstre, og spurte om vi også var det, noe vi avkreftet.

 Søndag var det tid for offisiell ARMA-åpning. Overordnet tema for åpningen var ”Big Data download”, altså fokus på den enorme mengden informasjon som produseres i dag, og tilgangen til denne. Flere foredragsholdere definerte Big Data blant annet som totaliteten av datamengden vi til en hver tid har til rådighet. Mengden er overveldende, men den kan håndteres så lenge vi klarer å få intellektuell kontroll over datamengden. Som Bill Shute, innleder og selverklært zombiefilm-entusiast sa det: Big Data og zombier har det til felles at de råtner dersom man ikke håndterer de.

David Gould nevnte i sin del av åpningen endringen San Diego har gått gjennom de siste 20 årene, og sammenlignet dette med endringen i teknologiverden. Frem til 1990-tallet var San Diego en søvnig havneby, der man kunne se marinesoldater og få seg tatovering. I dag har byen kongressenter som har  skapt mange nye arbeidsplasser.

Det er snart Halloween i USA, noe hele San Diego bærer preg av. Høytiden preget også innlederne under åpningsseremonien. Ikke bare ble Big Data sammenlignet med zombier, det ble også beskrevet som et ”Wicked problem”. Det var derfor en liten lettelse å høre hovedtaler Rick Smolan snakke positivt om mulighetene Big Data gir. Smolan er fotograf for blant annet Time Magazine og har nylig gitt ut boken ”The Human Face of Big Data”. Tilnærmingen hans har vært å skildre enkelthistorier for å vise det brede spekteret av muligheter skapt av vår nye digitale virkelighet, eller ”the Internet of things”. Et eksempel var hentet fra Nigeria hvor et firma har utviklet en applikasjon som kan avsløre falske medisiner og dermed redde liv. Et annet eksempel var en fillerye som inneholdt sensorer som kunne registrere informasjon med hensikt å forebygge fall hos eldre. Muligheter til tross: Smolan avsluttet sitt innlegg med å peke på spørsmålet om eierskap til alle disse dataene og han etterlyste en større diskusjon om dette.

 

 IMG_0294

Halloween på hvert gatehjørne i San Diego.

Etter lunsj snakket Brent Gatewood om nye analytiske tilnærminger til dokumenthåndtering. Han snakket om de fire v’er som kjennetegner Big Data: volume, variety, velocity, value. Han var i likhet med innlederne under åpningen opptatt av utfordringene en økende informasjonsmengde gir. Gatewoods tilnærming kretset om risikovurdering, hvor informasjon med lav risiko kunne være gjenstand for større grad av automatiserte prosesser enn informasjon med høyere risiko. Verktøy for å minimere risiko var bevarings- og kassasjonsplan og bruk av klassifikasjon. Gatewood presiserte at skytjenester ikke er en løsning i seg selv. Uten tilstrekkelig grad av kontroll kan skyen tvert i mot utsette problemet.

Skytjenester ble tatt opp igjen mot slutten av dagen, av Lisa Lukaszewski fra et lokalt advokatfirma. Hun var opptatt av kravene arkivskapere bør stille til leverandører før de inngår en avtale om å flytte sin informasjon over i en skytjeneste.  Et av hennes hovedpoeng var at man ikke trenger å flytte alt på en gang (”You can have coffee with the cloud before going for dinner”). Klare kontrakter om hvem som eier data og den geografiske plasseringen av materialet er viktige avklaringer som må gjøres i forkant av en avtale med en skyleverandør.

Dagen ble avsluttet med mottagelse på terrassen på toppen av konferansesenteret, med solnedgang over Stillehavet i bakgrunnen. Så fikk vi sagt det også.

 

Vi snakkes!

 

 

 IMG_0367

Ingen kan beskylde oss for å ikke forsøke å passe inn.

 

 bilde

I San Diego setter busspassasjerene syklene sine foran på bussen i stedet for inni.

Diskusjon

Ingen kommentarer så langt.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: