//
du leser...
Kommunale arkiv, kommunereform

Kommunereform og arkiver

Den varslede kommunereformen blir utvilsomt et viktig tema for det kommunale arkivmiljøet nå framover. Sammenslåinger og nedleggelser av kommuner vil føre til mange utfordringer, både når det gjelder avsluttede arkiver og arkivdanningen i nye storkommuner. Er kommunene og arkivinstitusjonene klare til å håndtere arkivene etter alle de kommunene som risikerer å bli nedlagt?

Les Gudmund Valderhaugs innlegg på Depotdrengen

Diskusjon

En kommentar om “Kommunereform og arkiver

  1. KS planlegger et FoU-prosjekt i 2015 om kommunereformen i et digitaliseringsperspektiv og hva dette vil ha å si for arkivene i kommunen. Formålet er å identifisere hvilke konsekvenser av kommunesammenslåinger vil få for kommunenes digitale dokumentasjon og arkiver på kort og lang sikt. Det er påkrevet at den enkelte kommune utarbeider en plan for håndtering av den digitale arkivdokumentasjonen, inklusive fagsystemene. FoU-en skal bidra til at kommunene kan etablere en slik plan.

    Problemstillinger:
    • Ansvar og eierskap til digitalt skapt arkiv etter en sammenslåing?
    • Periodisering og avslutning av sakarkiv og fagsystem ved sammenslåing?
    • Deponering av avsluttede system – og hva med fagsystemene?
    • Rettsdokumentasjon fra private organ som utfører tjenester for kommunene, og som mister avtalen ved kommunesammenslåing?
    • Hvordan bør Riksarkivet best mulig bidra her for å unngå arkivtap og lokale løsninger?
    • Kostander for kommunesektoren?

    En kommunesammenslåing vil på IKT-området være svært omfattende. IKT brukes som støtteverktøy for de fleste tjenester og oppgaver kommunen tilbyr innbyggere og næringsliv. Hver kommune har et stort antall fagsystemer til å støtte opp om de ulike tjenesteområdene i kommunen. Det er ikke uvanlig med 180-200 forskjellige systemer i hver kommune. De større kommunene kan ha opp til 600. Flesteparten av disse fagsystemene inneholder arkivverdig dokumentasjon og denne har kommunene arkivansvaret for jf § 23 i kommuneloven. Arkivansvar innebærer at arkivet behandles i henhold til gjeldende lover og regler, herunder også krav til bruk av NOARK-standard og/eller arkivfunksjon i fagsystem.

    Ved en sammenslåing mellom en stor og en eller flere små kommuner, vil man i noen tilfeller kunne ta i bruk den store kommunens løsninger. Når det er snakk om flere kommuner av lik størrelse, eller der det totale innkjøpet er så stort at det kreves offentlig anbud, vil det bli mye mer omfattende. Da må man kjøre en full anskaffelsesprosess på hvert system. Dette vil være sannsynlig i svært mange tilfeller. I en slik prosess vil leverandørenes kapasitet bli en stor utfordring. Det er gjerne 2-4 leverandører pr. system nasjonalt. Det vil stilles store kapasitetskrav til leverandørene både når det gjelder anbuds- og leveranseprosessen, og i ettertid ved installasjon og konvertering av data.

    Dette vil bli mer utfordrende jo flere kommunesammenslåinger som foregår parallelt. Danske kommuner har jo i senere tid vært igjennom en omfattende sammenslåingsprosess. Det er vanskelig å sammenligne kompleksiteten ved samordning at IT-systemer i Danmark og Norge, fordi i Danmark har de fleste kommunene samme IT-løsning, levert av en leverandør: Kommunedata Danmark. Det gjør at de slipper anskaffelsesprosessen, og konverteringsarbeidet blir mye enklere.

    De fleste fagsystemløsningene som skaper rettsdokumentasjon for kommunene om barnevern, PPT mm er i fagsystemene, knyttet opp mot et interkommunalt samarbeid. Alle slike samarbeid vil mest sannsynlig forsvinne ved strukturendringen. Problemstillingen er også at kommunene vet ikke hvem som egentlig har ansvar for dokumentasjonen. For mange så er ikke systemene driftet i kommunen i og med at det kjøpes tjeneste fra en eller annen leverandør.

    Systemene håndterer ikke uttrekk på en god måte og det må dermed konsulenter til for å ta uttrekket. Erfaringsmessig er det skremmende hvor lite kontroll kommunene har.

    Kommunesektoren har strengt tatt ikke egne bestemmelser å vise til når det gjelder deponering/avlevering av digitale arkiv, det er enten den generelle arkivlovgivningen eller Normalinstruksen. Og Normalinstruksen er langt på vei en avskrift av den generelle arkivlovgivningen. Kravene som det legges opp til i prosessen ved periodisering, avslutning og deponering er formidable, og det koster penger å få disse på plass.

    I tillegg så ser vi at rettsdokumentasjonen fra private skoler og barnehager forsvinner allerede nå. Hvordan skal disse arkivene håndteres ved eventuelle kommunesammenslåinger? Private organ har ikke krav om å følge arkivlovens bestemmelser utenom journalføringsplikten.

    I tillegg må vi berøre problemstillinger knyttet til at det fylkeskommunale nivået faktisk kan falle bort. Her er det også arkiver som dokumenterer partsrettigheter både fra videregående skole og fra tannhelsetjenesten. Denne dokumentasjonen må ikke forsvinne.

    Skrevet av Anne Mette Dørum | 04/09/2014, 12:12

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: