//
du leser...
Privatarkiv, SAMDOK

Bevaringsplan for privatarkiver i Vestfold – noen erfaringer

Vestfoldarkivet var en av de første regionale depotinstitusjonene som utarbeidet en bevaringsplan for privatarkiver. Den ble til i perioden 2005-2007, og har følgelig vært operativ i 6-7 år. Til utarbeidelse av metode fikk vi støtte fra ABM-utvikling. Hvordan har det så gått? Hvilke erfaringer har vi gjort oss?

Periodevis har planen riktignok av ulike årsaker «døset» litt. Men den danner absolutt kjernen i bevaringsarbeidet knyttet til fylkets privatarkiver, og er mer aktuell enn noen gang. Nå har vi planer om «å pusse opp» – en god del har skjedd siden arbeidet med planen tok til. I det følgende vil jeg dele noen erfaringer som forhåpentligvis kan være nyttig for andre å kjenne til.

Den overordnede bevaringsplanen skal sikre oss en helhetlig og systematisk dokumentasjon av samfunnsutviklingen i Vestfold. Planen sier noe om hvordan vi på en hensiktsmessig måte ønsker å prioritere innsamlingen av den historiske dokumentasjonen gjennom:

  • Å identifisere samfunnssektorer (nærings- og organisasjonsliv) av betydning for å kunne utarbeide bevaringsstrategier i forhold til disse
  • Å sikre at sektorer med høy grad av informasjonsverdi blir tatt vare på i det enkelte geografiske området, samt legge opp en strategi for å bevare unike, lokale arkivskapere
  • Bidra til at et representativt utvalg av organisasjons- og næringsarkiver ”av generelle karakter” blir sikret i depot gjennom løpende samarbeid med andre aktører i fylket som arbeider med privatarkiver

Intern bevisstgjøring
Det å forholde seg til en bevaringsplan er bevisstgjørende. Det handler om noe håndfast, den gir et kulturhistorisk overblikk og blir på mange måter en kunnskapsbase for institusjonens ansatte.

Ønske om bedre forankring ute i Vestfoldsamfunnet
Men også ekstern forankring blir viktig. Arbeidet med så vel samfunnsanalysen som kartleggingen medførte utstrakt kontakt med relevante samarbeidspartnere. Bruken av referansegrupper (til utarbeidelse av samfunnsanalysen) sammensatt av personer med lokalhistorisk kunnskap var nødvendig. Det gjelder å skape tillit og felles forståelse for fylkets immaterielle kulturarv. For å realisere planen, er man delvis avhengig av drahjelp fra krefter utenfor institusjonen.

Vi ser i ettertid at bevaringsplanen kunne ha vært bedre forankret ute i Vestfoldsamfunnet. Vi må øke innsatsen opp mot nettverket her i fylket, og er for så vidt godt i gang gjennom deltakelse i ulike fora med presentasjoner av egen institusjon og vårt arbeid med bevaring av privatarkiver. Her redegjøres også for bevaringsplanen.

Ressursplanlegging
Arkiver krever plass. En bevaringsplan skal være retningsgivende for hva man skal ta vare på av historisk materiale. Så må man vurdere hvordan man stiller seg til det som faller utenfor disse rammene. For Vestfoldarkivets del, er bevaringsplanen et redskap som skal styre innsamling av materiale. Det betyr at vi ikke sier nei til det som måtte tilfalle institusjonen mer eller mindre tilfeldig. I et lite fylke som Vestfold er omdømmebygging viktig.

Vi har imidlertid valgt en strategi som innebærer at vi nøye vurderer hvor store ordningsressurser som settes av til denne typen arkiver. Praksis er at arkivene vurderes ut ifra bevaringsplanens kriterier, og ordnings- og registreringsnivået legges deretter. Arkiver som i liten grad omfattes av våre prioriteringer grovordnes, beskrives på et overordnet nivå og publiseres på arkivportalen. På den måten får man kanalisert ressursene der det er mest nødvendig, samtidig som alle arkiver som avleveres til institusjonen, sikres for ettertiden. Denne løsningen fordrer naturligvis at man har magasinplass.

Behov for ny bestandsanalyse
Bevaringsplanen styrer innsamlinger, samtidig som den legger føringer på bruk av ordningsressurser på alt materiale som tilfaller Vestfoldarkivet. I løpet av de årene siden bevaringsplanen ble utarbeidet, har arkivbestanden økt betraktelig. Arkivkartleggingen som vi den gang brukte som grunnlag for egen beskrivelse av bestand, er utdatert. Behovet for å få en status på kvaliteten på arkivsamlingen, sett i lys av bevaringsplanen, har meldt seg. Samdok-prosjektet utvikler nå en metode for bestandsanalyser som også vår institusjon vil kunne benytte seg av når denne jobben skal gjøres.

Var samfunnsanalysen god nok?
Samfunnsanalysen ble gjennomført dels ved å styrke egen kompetanse på Vestfoldshistorien gjennom tilgjengelig litteratur og dels gjennom diskusjoner med referansegrupper fra hele fylket. For å ta litteraturen først, så gjenspeiler til en viss grad resultatet at store deler av sekundærkildene var av eldre årgang; lite lokalhistorisk litteratur i vår region er skrevet de siste 30-40 årene. I tillegg omhandler ofte ikke bygdebøkene (de som er skrevet mellom ca. 1950-og 1970) tiden etter 2. verdenskrig. Vi kunne med fordel i enda større grad ha benyttet oss av nyere plandokumenter og utredninger.

Å bruke referansegrupper er veldig nyttig, også fordi gruppene består av personer man senere kan samarbeide med i forhold det immaterielle kulturvernet. Det er imidlertid av betydning at gruppenes deltakere speiler en viss bredde når det gjelder kunnskapsområder, og også alder. Vi ser i ettertid at det kunne ha vært en fordel å ha invitert inn deltakere som i enda større grad har kompetanse på «det moderne Vestfold». I arbeidet med å revidere bevaringsplanen vil Vestfoldarkivet ha ekstra fokus på samtiden.

Elektroniske privatarkiver
Å være mer oppdatert på samtiden henger ikke minst sammen med bevaring av elektroniske arkiver, noe planen ikke tar høyde for. Dette er en kjempeutfordring som vil kreve en egen strategi fremover. Man kan ikke sitte «å vente på» å få avlevert elektroniske arkiver – vi må inn på et tidlig tidspunkt hos arkivskaper og ha tilstrekkelig med kompetanse slik at vi sammen med arkivskaper finner gode løsninger på at elektronisk skapt bevaringsverdig dokumentasjon blir sikret for fremtiden.

Ekstern finansiering til innsamlings- og ordningsprosjekter
Etter at bevaringsplanen ble ferdigstilt, har mye privatarkivmateriale kommet «i hus». Noe skyldes planmessighet, noe beror på tilfeldigheter. Arkiver etter mange av Vestfolds hjørnestensbedrifter er fremtidig sikret. Og vi har god oversikt over de som vi så langt ikke har startet samarbeid med. Det skues alltid til planen når det kommer henvendelser om avleveringer – og vi følger med i hva som skjer rundt oss.

Det er krevende å være oppdatert på nedleggelser, fusjoner og «utflagging» av virksomheters produksjon til lavkostland, og her er vi også avhengig av at kolleger i muséene og andre samarbeidspartnere gir oss beskjed. Vi har hatt innsamlings- og dokumentasjonsprosjekter som er gjort i henhold til planen. Det siste nå er et innsamlings- og ordningsprosjekt knyttet til sparebanker i Vestfold. Videre har vi hatt prosjekter i forbindelse med shipping og mekanisk virksomhet.

Med jevne mellomrom bør man sette i gang større prosjekter, gjerne i samarbeid med andre. En bevaringsplan antyder ambisjoner og mål, og Vestfoldarkivet henviser til egen bevaringsplan når vi søker midler til privatarkivprosjekter. Kampen om pengene er hard. Og med de siste års føringer som også tilsier økt satsing på formidling, betyr det at kampen hardner ytterligere til. Skal man komme noen vei med en helhetlig samfunnsdokumentasjon, så må aktiviteten økes i depotinstitusjoner over hele landet. Dette innebærer midler til utforming av bevaringsplaner, og at man fremover i større grad får økonomisk støtte til rene innsamlings- og ordningsprosjekter.

Relevante lenker:

Skrevet av Marit Slyngstad, Vestfoldarkivet.

Diskusjon

Ingen kommentarer så langt.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: