//
du leser...
Noark5

Tiden er moden for å splitte sak og arkiv

I Norge har man en fellesbetegnelse som kalles Sak/arkiv. Når kommunene skal kjøpe inn nytt saksbehandlingssystem så heter ofte anbudsforespørselen Nytt Sak/arkivsystem. Jeg mener at det er på høy tid at man skiller sak og arkiv i større grad enn i dagens løsninger, og Noark 5 standarden er tilstede for å understøtte dette.
Saksbehandlingen fokuserer på de daglige operasjonene en saksbehandler utfører mens arkivet og arkivkjernen skal fange opp livsløpet til hva en organisasjon anser som viktig.

En enkelt system kan tilfredsstille kravene til både saksbehandling og arkivbehandling, men de to begrepene er ikke så relatert til at det kreves et enkelt system.

Et godt saksbehandlingssystem skal kunne:

  • støtte en rekke arbeidsprosesser, som brukeren selv kan definere
  • registrere eller oppdatere metadata og dokumenter til et arkivsystem, fortrinnsvis på hvert trinn i en arbeidsflyt

Et godt arkivsystem bør tilgjengeliggjøre et enkelt API (helst web-tjeneste) som gjør at saksbehandlerssystemet kan kommunisere med arkivsystemet under saksbehandlingen. Det er her Noark 5 webservices blir en meget viktig faktor og jeg mener det er utrolig viktig at det kommer en CRU på hele Noark 5 modellen.

Diskusjon

2 kommentarer om “Tiden er moden for å splitte sak og arkiv

  1. Det er enkelt å lage prinsipielle modeller, men i praksis er det ikke alltid de passer.

    For generell saksbehandling (svært dokumentorientert) er det ofte en glidende overgang mellom rollene til saksbehandler, leder og arkivar m.h.t. hvem gjør hva. Samtidig er ofte arkivarene superbrukere som skal støtte saksbehandlerne. Brukerscenariene vil derfor gjerne gå på tvers av saksbehandling og arkiv. Også arkivarens aktiviteter er en del av prosessene og dermed falle naturlig inn i sak/arkivklientens oppgaver.

    For mange fagsystemer stiller det seg annerledes. Der er det metadatabehandlingen som er det essensielle og evt. dokumenter er noe som produseres automatisk. Da blir det mer naturlig med et skille.

    Man kan ikke snakke om arkivet bare som en database. Arkivet må også ha et brukergrensesnitt for at arkivaren skal kunne gjøre jobben sin. Saksbehandlere og ledere trenger også tilgang til arkivet gjennom sitt brukergrensesnitt. Hvis de f.eks. må bytte brukergrensesnitt for å avskrive blir det svært tungvint.

    Et evt. spesialgrensesnitt for langtidsperspektivet som avlevering, kassasjon, vurderinger for innsyn og skjerming, … kan være uavhengig av saksbehandlerklienten. En rekke rapporter kan også skilles ut fra saksbehandlingen. En verden med apper tilsier at arkivaren kanskje får et sett med slike for spesialiserte formål.

    PS: API-et trengs (og finnes for de fleste formål). Og det er fullstendig uavhengig av sak/arkiv eller kun arkiv. Standardiseringen som nå pågår vil utvide det som finnes. Den er en forutsetning for «fornuftige» prosjekter med arkivkjerne. Og standard API-er for forvaltning av arkivdataene kan gjøre det mulig å lage apper på tvers av systemer for langtidsperspektivet over. Men jeg ville ikke blande inn dette prosjektet i diskusjonen splitt eller ikke splitt.

    Skrevet av Ragnar Sturtzel | 23/04/2014, 10:56
    • Jeg tror vi kan være enige om mange ting Ragnar, det er bare at vi har forskjellig utgangspunkt:) Arkivet er på langt nær kun en database, det må ha et brukergrensesnitt ift periodisering, avlevering, uttrekk, opprettelse og vedlikehold av arkivstrukturer etc. API’et for Noark 5 er en viktig del av for å kunne håndtere en splitt. Jeg er enig i at det er naturlig å starte med fagsystemer.

      Skrevet av lundvac | 23/04/2014, 13:48

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggere like this: