//
du leser...
arkivdanning, dokumentfangst, innsyn

Signal-prosjektet – arkivdanningsperspektivet må med!

Riksarkivaren har i innlegg på Samdok-bloggen 10.01.2014 presentert «framlegg til Signalprosjekt for 2015-2017 –  Data frå offentleg sektor – nasjonal infrastruktur for bevaring og bruk». I framlegget er det referert til at Norsk Arkivråd (NA) stiller seg positive til Signalprosjektet. Dette er i utgangspunktet riktig, men NA vil presisere at vi ikke har blitt forelagt den endelige teksten i framlegget før det ble publisert. Vi har derfor noen kommentarer som vi mener det er viktig å få formidlet og som vi også har fremført i møter i Samdok-arbeidsgruppe for kommunale arkiv.

NAs hovedinnvending til prosjektet er at det kun har fokus på depot og ikke tar med utfordringene vi ser fra et arkivdanningsperspektiv. Vi mener at prosjektet må ha en innretning som tar for seg hele arkivets «livsløp» fra danning til depot.  Som NA har påpekt i mange sammenhenger – god arkivdanning er en forutsetning for å sikre og bevare gode arkiver for ettertiden.

Riksarkivaren har fokus på det å sikre og arkivere forvaltningens saksdokumenter i et «1000 års perspektiv» av hensyn til rettsikkerheten og forskningsverdi og at arkivdokumentene skal gjøres tilgjengelig og formidles. Om forvaltningen jobber effektivt, om vi har god saksbehandlingsstøtte, om det er god og tilstrekkelig dokumentfangst, om organiseringen er riktig etc. blir i liten grad viet oppmerksomhet. Men dette prosjektet griper etter NAs mening direkte inn i arkivdanningen og saksbehandlingen! I følge framlegget, punkt 1 og 2, skal det «leggja til rette for synkron overføring av data frå forvaltninga til sikkert digitalt depot i Riksarkivet eller i annan institusjon  «…med det meiner vi å etablera ein infrastruktur som gjer det mogeleg at data frå forvaltninga løpande kan overførast til sikkert digitalt depot i Riksarkivet eller annan stad.» Status i dag er at det er stort etterslep på deponering av elektroniske arkiver fra statsforvaltningen og kommunene.  Én vesentlig årsak til etterslepet er at avleveringsformatet i standarden som de fleste systemene bygger på (Noark 4) er svært krevende å etterleve og det er kostbart. Riksarkivaren har likevel ikke endret på avleveringsregimet for det som er skapt i et Noark4 system, og kostnadene ved uttrekk og avlevering er veltet over på forvaltningen. Skal det være mulig med automatisk overføring, bør det gjøres noe med standarden/praktiseringen. Helt konkret må det tillates at «Noark4-dannede» arkiver kan avleveres i Noark 5-format.

NA er ellers litt overrasket over at ikke bevaring og kassasjon er nevnt i notatet. Riksarkivaren fikk sterk kritikk fra Riksrevisjonen for noen år siden etter gjennomgangen av arkivtilstanden i kommunene. De påpekte særlig at regelverket for bevaring og kassasjon ikke var oppdatert og at det direkte hindret avlevering av arkivsaker. Arkivforskriften fastslår at er det ikke er lov til å avlevere arkiv før de er kassasjonsvurdert (gjelder staten). Siden arkivverket har et 1000 års perspektiv, ønsker de kun saker som har verdi for forskning og rettsikkerhet, alt annet skal kasseres før avlevering.  RA startet arbeidet med revidering av dette regelverket i 2011 og det er nå ett år siden høringsfristen gikk ut, og bestemmelsene for staten er ikke fastsatt. Skal ikke materialet være bevarings- og kassasjonsvurdert før denne synkrone, løpende overføringen skjer?

Fra forvaltningens perspektiv har vi behov for å ta vare på saker også etter at de er avsluttet (noen i kort tid, mens andre i svært lang tid), men alle saker har selvsagt ikke verdi for forskning og rettsikkerhet. Det er krevende å foreta en slik vurdering fortløpende og seinest ved avslutning av saken. Hva som er en «avsluttet sak» er heller ikke enkelt å avgjøre, og mange virksomheter avslutter derfor ikke saker med en statuskode slik det her er behov for. Vi kan ikke låse saker for saksbehandlere når erfaringene er at de ofte må åpnes igjen. Derfor er det vanlig at vi avslutter ved hjelp av script og programmering etter gitte kriterier når en arkivperiode skal avsluttes.

Forslaget betyr også at alle saker og dokumenter må gjennomgås med tanke på innsyn, og særlig om de inneholder taushetsbelagte opplysninger (taushetsplikten gjelder opplysninger og ikke dokumenter, dvs. at det må lages sladdede versjoner). Det vil være arbeidskrevende for forvaltningen! I dag har de fleste i staten et omvendt prinsipp – her vurderes offentlighet først når det kommer et innsynskrav i, ikke alt/alle saker i tilfelle vi får innsyn. Dette bryter dermed helt med etablerte prinsipper og arbeidsmåter. Mange kommuner tar jobben med å forhåndsvurdere og de publiserer både journal og dokumenter på nett, men aldri alle arkivdeler. Kommunene har også mange arkiver som i hovedsak har dokumenter med taushetsbelagte opplysninger.

Videre i framlegget for prosjektet legges det opp til en felles søkeinngang for avlevert digitalt materiale:  «Målet er å etablera ei felles søketeneste til avleverte data frå samla offentleg sektor». Disse «hundre millioner» sakene er med stor sannsynlighet ikke gjennomgått og tagget/merket. Det betyr at unntatte opplysninger/saker ligger «åpne». Etter dagens regelverk kan statlig forvaltning tidligst avlevere til Arkivverket etter 25 år. Da er svært få dokumenter fremdeles unntatt etter «kan-bestemmelsene» i offentleglova. For taushetsbelagte opplysninger er sperringen minimum 60 år. Her kan det være snakk om hundre millioner saker! Skal disse kanskje hundre millioner saker gjennomgås av forvaltningen før overføringen, så vil det kreve noen hundre millioner for å gjøre det.Taushetsplikten er faktisk en plikt og det kan vær straffbart å bryte den.

Hovedpoenget er at dagens arkiver ikke er bygget opp og tagget for slik tilgang som det her legges opp til. Det er svært arbeidskrevende å gjøre dette i ettertid, men det vil som tidligere nevnt, også komme som en tilleggsoppgave ved at mange arkivtjenester må etablere løpende forhåndsvurdering av alle saker og journalposter.

Det vises også til de gode erfaringene med OEP. Nå er ikke den tjenesten evaluert ennå, men det er noen erfaringer som ikke er kommet fram i Difis og Riksarkivarens presentasjoner av tjenesten. For forvaltningen er det krevende å vedlikeholde to databaser (produksjonsarkivdatabasen og OEP) . Vi tvinges i arkivdanningen til å splitte saker for at krav i OEP skal oppfylles. Noen gjør da det med det resultat at produksjonsdatabasen får forringet kvalitet som saksbehandlinggsystem. Andre gjør ikke det, men skjermer da alt for mye.

NA ser at det er behov for å gjøre noe på de områdene som er beskrevet i framlegget, men vi er mer bekymret for manglende dokumentfangst fra den enkeltes e-post, SMS, nettsider, samhandlingsrom, skyene, de mange tusen fagsystemene i kommune, som virkelig inneholder rettighetsdokumentasjon og de store statlige fagsystemene.  Fra NAs synspunkt så er ikke arkivet et mål i seg selv, men skal primært støtte opp under arbeidsprosessene i virksomheten slik at beslutninger blir riktige, er etterprøvbare, sporbare og skriftlige med minst mulig ressursbruk.

Konklusjonen er således at ja, NA stiller seg bak signalprosjektet, men vel og merke kun dersom disse arkivdanningsperspektivene også tas med i det reelle arbeidet. Det synes uheldig at det helhetlige bildet ikke kommer frem i prosjektrisset slik det er blitt fremlagt for Kulturdepartementet.

Jorunn Bødtker og Gunn Sværen, landsstyrerepresentanter i Norsk Arkivråd

Diskusjon

4 kommentarer om “Signal-prosjektet – arkivdanningsperspektivet må med!

  1. Utfordringer for godkjent arkivformat er også en del av arkivdanningsutfordringene!

    Kommunene ønsker å bruke 3d‐pdf som gyldig arkivformat for sine dokumenter i plan- og byggesaksbehandlingen.

    Så vidt KS er kjent med, er det nå cirka 15 kommuner som har anskaffet verktøy som gjør kommunene i stand til å produsere 3d‐pdf.
    Av Riksarkivets internettsider framgår det at 3d‐pdf ennå ikke er et godkjent arkivformat. KS mener at Riksarkivaren må prioritere vurderingen av 3d-pdf som godkjent arkivformat. Det er viktig for kommunenes digitalisering av plan- og byggesaksbehandlingen at det er andre godkjente 3d-format enn SOSI-formatet. Og særlig er 3d-pdf et sentralt format her.

    Fordelen med 3d-pdf-formatet er at kommunene kan eksportere kompliserte 3d‐modeller fra sine fagsystemer til 3d‐pdf slik at publikum uten annet verktøy enn gratisprogrammet ”Akrobat reader” kan lese, dreie, rotere og zoome i disse illustrasjonene slik de selv ønsker.

    Kommunene ønsker å ta 3d-pdf i bruk i forbindelse med behandling og offentlig ettersyn av nye reguleringsforslag for å øke publikums forståelse av hva planene dreier seg om. Og det ville være trist dersom disse dokumentene ikke kan tas vare på i kommunenes arkiver.

    KS mener at det ikke er tilstrekkelig med bare ett tredimensjonalt format, og at det er viktig at Riksarkivet snarest tar opp problemstillinga for tredimensjonale dokumenter og definerer hva som er arkivformat. Pdf/3d må inngå i denne vurderingen, ettersom kommunene ønsker å bruke dette formatet.

    KS mener også at Riksarkivaren bør samarbeide med KS, Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD), Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) og DIFI om dette (KMD og DiBK jobber med å definere produksjonsformat for tredimensjonale data og hvordan de skal arkiveres).

    I tillegg bør Riksarkivaren besøke kommuner som har tredimensjonale data for å få nærkontakt med hva som er utfordringene i kommunene.

    Skrevet av Anne Mette Dørum | 24/02/2014, 11:44
    • Mitt forrige svar var til Norsk Arkivråd. Her noen setninger til Anne Mette.

      PDF-3D-formatet er et langt mer publikumsvennlig format enn SOSI. Selv om det finnes gratisverktøy for å se på SOSI-filer, så er nok det formatet for spesialistene.

      Riktignok har NOARK mulighet for å ha en rekke forskjellige formater knyttet til en dokumentbeskrivelse, men i praksis vil det være arkivformatet som blir benyttet også i ekstern korrespondanse og i portaler.

      PDF-3D støttes av flere leverandører og på linje med ordinær PDF finnes det en rekke leverandører av konverteringsprogrammer slik at et vilkårlig CAD-format kan konverteres til PDF-3. Det finnes t.o.m. verktøy for å se på formatet på mobiltelefoner og nettbrett.

      Med mange leverandører må vi regne med at det vil komme verktøy for å ta filene over til det formatet som en gang tar over. Jeg anser derfor risikoen for liten i forhold til langtidsperspektivet.

      Og da får vi samtidig godkjenning for PDF/A-2a og b?

      Skrevet av Ragnar Sturtzel | 05/03/2014, 08:51
  2. Så enig, så enig.

    Det er langt større utfordringer med datafangsten enn med oppbevaringen (mange kilder vs. få, heterogent vs. homogent miljø).

    Og går man over til å avlevere alle gamle Noark-systemer som Noark 5, får man enklere avlevering (sak, journal, dokumenter) i stedet for en relasjonsmodell. Samtidig må depotorganisasjonen være tolerant i forhold til informasjonselementer som måtte mangle – viktigere å ta vare på de 99% som er OK enn å stoppe alt p.g.a. mindre avvik i den siste prosenten. Informasjonsmengden er uansett så stor at vi får et godt bilde av dagens og gårsdagens forvaltning. Ved å korte drastisk ned på tiden fra produksjon til avlevering vil man dessuten kunne fange opp systematiske feil mye tidligere slik at det reelt er mulig å gjøre noe med dem.

    Offentlighetsvurderingen bør gjøres i forkant (og så heller omkamp) i stedet for i etterkant. Og hvis en løpende avlevering kan overskrives med nye data (samtidig som det kan være sperre på når eksterne skal få tilgang til de avleverte dataene), burde ikke dette være noe stort problem. Det er i hvert fall ingen som har tid til å vurdere skjerming 30 år etter.

    Skrevet av Ragnar Sturtzel | 27/02/2014, 07:11
  3. Hei

    Mange takk for gode og nyttige innspel. Set stor pris på det. Viktig for Riksarkivet sitt arbeid. Signalprosjektet er spelt inn på eit svært overordna plan så langt. Viktig at alle i Samdok argumenterer for dette prosjektet når det er opning for det. Riksarkivet vil leggja stor vekt på dokumentfangst og arkivdanning når prosjektet skal detaljerast.
    Merkar meg innspel om format. Viktig. Takk

    Skrevet av Gunnar Urtegaard | 27/03/2014, 13:13

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggere like this: