//
du leser...
arkivkjerne, Noark5

Noark-standarden prega av papirtenking?

Ein artikkel i Digi.no av Espen Sjøvoll og Sjur Østvold frå Evry, har fått 39 kommentarar. Sjå (http://www.digi.no/927150/nei-til-sentrale-nettskyer).
Forfattarane meiner at

«Noark bærer fremdeles preg av å være tuftet på papir-virkeligheten og ikke en digital tilværelse hvor IKT radikalt kan endre måten saksbehandling gjøres på. Problemet med Noark er at behovene for gode saksbehandlingsløsninger er vesentlig forskjellige fra det rene arkiveringsbehovet. Dagens Noark omfavner både for lite og for mye.»

Thomas Sødring, som skreiv eit innlegg her på Samdok-bloggen, om tenestegrensesnitt mot Noark5-kjerne, har arbeidd med utvikling av ein Noark5-kjerne basert på open kjeldekode. Det skjer mykje interessant kring dette no. IKA Kongsberg og eigarkommunane tenkjer seg løpande overføring av data til Noark-kjerne i depot hjå IKA Kongsberg. Riksarkivet ynskjer ein brei og nyttig debatt om tema og tiltak knytt til bruk av Noark-standarden velkommen. Samdok-bloggen er open for innlegg.

Diskusjon

9 kommentarer om “Noark-standarden prega av papirtenking?

  1. En utfordring er at svært mye saksbehandling (og enda mer i fagsystemene) ikke er dokumentorientert. Det kan være kjappe dialoger via f.eks. sosiale medier eller t.o.m. gode gammeldagse møter og telefonsamtaler. En ting er utfordringen i forhold til offentlig journal. En annen er hva som skal tas vare på og hvordan.

    Selv der saksbehandlingen er dokumentorientert er det utfordringer f.eks. ved at dokumentene utarbeides av mange (i parallell der flere arbeider samtidig med samme dokument). Arkivet er mest opptatt av sluttresultatet, men det er vel så viktig å vite hvem som bidro med hva, spesielt når det blir diskusjoner i etterkant. Hva skal fanges når og hvordan.

    Et nylig spørsmål på Arkivfaglig forum var hva med prosjekter utarbeidet på tvers av forvaltningen og private ved hjelp av f.eks. prosjektplassen. Hva fanges når og hvordan. Hvordan dokumentere i etterkant.

    På siste arbeidsmøte ang. tjenestesnitt for Noark 5 kom det frem at Vismas kjerne hadde fått dispensasjoner fra strukturkrav i Noark da de ikke trengte klassenivået, og dessuten trengte en mappe-/dokumentorganisering slik man gjør det i et filsystem.

    Jeg tror at det viktigste nå er å få oversikt over hvordan det arbeides i offentlig sektor, hvilke retninger det går og så må man se på hva som skal bevares i arkivet, når og hvordan. Er man i tillegg opptatt av journalen er det neppe tilfredsstillende å fange data når de er endelig ferdig etter flere år.

    Og kanskje Riksarkivet burde påbegynne et prosjekt a la Statistisk Sentralbyrås prosjekt for uthenting av data fortløpende til KOSTRA. Da slipper også arkivene å bruke ressurser på korrekt konvertering til arkivformat og evt. mangler i metadata blir fanget umiddelbart av noen med kompetanse til å gjøre noe med det. I dag blir mange avleveringer hengende p.g.a. gamle synder som gjør at det er mindre avvik i dataene, avvik som det egentlig er umulig å lukke, men som likevel må lukkes til tross for at de ikke har noen som helst betydning for fremtidig bruk av dataene.

    Behovene først, så en pragmatisk tilnærming for å få til noe som gir oss historien godt nok i stedet for biter av den perfekt…

    Skrevet av Ragnar Sturtzel | 15/02/2014, 15:53
    • Mye godt her. Her er en kommentar til forslaget om et prosjekt a la SSBs prosjekt for løpende uthenting av data til KOSTRA.

      Dette er vi helt enige i, derfor er forslaget i Riksarkivarens «Framlegg til signalprosjekt 2015-2017: Data frå offentleg sektor – nasjonal infrastruktur for bevaring og bruk» (https://samdok.com/underlag/), nettopp å «Leggja til rette for synkron overføring av data frå forvaltninga til sikkert digitalt depot i Riksarkivet eller i annan institusjon. Med det meiner vi å etablera ein infrastruktur som gjer det mogeleg at data frå forvaltninga løpande kan overførast til sikkert digitalt depot i Riksarkivet eller annan stad. Når ei sak vert avslutta i eit departement eller i ein kommune, startar rutinar som overfører sak/journalpostar/dokument til digitalt depot.»

      Jeg går ut fra at det er noe slikt du mener.

      Skrevet av Hans Fredrik Berg | 17/02/2014, 15:14
      • Kanskje før saken ble avsluttet også. Det finnes saker som lever i en årrekke. Og mange er lite flinke til å avslutte sakene.

        Jeg ville sagt overføring så fort journalpostene var avsluttet, eller kanskje så fort de var ferdig journalført. Det krever mulighet for oppdatering i depotet, men fangsten blir bedre.

        Og ved at depotet sørger for arkivformat, er man sikret at det blir 100% slik man vil ha det. De vanlige arkivene kan da nøye seg med ordinær PDF beregnet på publisering/distribusjon i stedet for volumiøs PDF/A.

        Skrevet av Ragnar Sturtzel | 17/02/2014, 15:24
      • Jeg er helt enig i at avlevering ved journalføring bør vurderes, men jeg oppfatter det som viktigst å prøve ut tanken om «synkron avlevering», som jeg foretrekker å kalle «tidlig avlevering». Et resultat av en slik utprøving, inkludert vurderinger av juridiske og praktiske konsekvenser, vil forhåpentligvis besvare spørsmålet om hvor tidlig meterialet kan overføres.

        Skrevet av Hans Fredrik Berg | 18/02/2014, 12:05
      • Enig i at vi må se på løpende og/eller tidlig avlevering. På denne måten kan man sjekke datakvaliteten og dermed ha mulighet til å forbedre datakvaliteten.

        Skrevet av Christian Lundvang | 18/02/2014, 14:52
      • Det juridiske behøver ikke å være noe problem hvis man ikke overfører det formelle eierskapet før senere. Praktisk betyr det at depotet må akseptere oppdateringer. Kanskje de t.o.m. skal dokumenteres ved at det tas vare på full historikk?

        Skrevet av Ragnar Sturtzel | 18/02/2014, 15:01
    • Sturtzel gir her en god beskrivelse av nye utfordringer som arkivdanningen står overfor: saksbehandling er ikke lenger vurdering og utarbeidelse av papirbrev som mottas og sendes, og på mange måter kan man si at det tradisjonelle dokumentbegrepet ikke lenger er dekkende. Som du skriver, ”det viktigste nå er å få oversikt over hvordan det arbeides i offentlig sektor, hvilke retninger det går og så må man se på hva som skal bevares i arkivet, når og hvordan.”
      Intensjonen med Noark 5 har vært å ta høyde for nettopp dette, og å tillate en fleksibilitet i arkivstrukturen for at også andre typer enn de rene sakarkivene kan håndteres i en Noark 5-løsning. Den arkivfaglige oppgaven fremover blir å analysere prosessene, identifisere hvilke som skal dokumenteres, og å definere hvordan de skal dokumenteres i en løsning. Utfordringen til leverandørene blir dermed å tilby løsninger som svarer til arkivskapernes dokumentasjonsbehov. I motsetning til Noark-4 åpner Noark 5 for andre måter å arkivere dokumenter på enn som journalposter i en saksmappe, men det virker ikke helt som alle leverandørene har åpnet for denne fleksibiliteten.
      Visma har ikke fått dispensasjon fra strenge krav i standarden, men snarere en godkjenning tilpasset den løsningen og det arkivmaterialet arkivkjernen skal brukes på. Og det er dette som vil prege Riksarkivets tilnærming til godkjenning av Noark-løsninger fremover: dialog med den som søker å få godkjenning, for dermed å få en løsning som best passer til det den skal brukes til (tradisjonell saksbehandling, prosjektarbeid, mv.), samtidig som arkivfaglige behov ivaretas.
      En fordel med denne tilnærmingen er at vi i dialogen med de forskjellige leverandørene får tilbakemeldinger på standarden, som vi bruker i den videre forvaltningen av den. Det er blant annet derfor vi fra versjon 1.0 i 2008 til versjon 3.1 som er foreløpig siste versjon, har gjort om mange krav fra obligatoriske til valgfrie, samt fjernet en del krav.
      Vår utfordring til leverandørene blir derfor: dersom dere mener at krav i standarden er til hinder for gode saksbehandlingsløsninger, og at standarden fortsatt bærer preg av å være tuftet på papirvirkeligheten uten å ha tatt høyde for en digital tilværelse hvor IKT radikalt kan endre hvordan man gjør saksbehandling, ser vi gjerne at dere gjør oss oppmerksomme på hvilke deler av standarden som er problematiske. Vi vil gjerne få vite hvordan vi kan endre standarden for å legge til rette for mest mulig hensiktsmessig dokumentasjon av saksbehandlingen slik den faktisk foregår. Vi har alle et stykke arbeid å gjøre dersom saksbehandlerne begynner å benytte seg av andre verktøy, som prosjektplassen, Outlook, Facebook, mv., for å slippe unna arkivsystemet.

      Skrevet av Øivind Kruse | 17/02/2014, 15:21
      • Noark 5 åpner for meget fleksible arkivstrukturer og er ikke avhengig av et fysisk dokument. Jeg tror også at saksbehandlerne må distansere seg mer og mer fra dagens dokument-begrep. Jeg stiller meg bak kommentaren til Øyvind Kruse om at det virker ikke helt som alle leverandørene har åpnet for denne fleksibiliteten som ligger i Noark 5.

        Skrevet av Christian Lundvang | 18/02/2014, 16:39
  2. Et annet eksempel er fra arbeidet med GeoIntegrasjon, hvordan arkivet kunne benyttes for å hente plandokumenter. Her brukte vi mye tid på å finne ut hvordan det var mulig å skille mellom de dokumentene som var grunnlaget for det endelige vedtaket og de dokumentene som ikke lenger var det. Alle dokumentene er ordinære saksdokumenter i saksarkivet.

    En senere saksbehandling (som vil være en ny arkivsak) kan medføre at et dokument som var gjeldende bestemmelser fra den opprinnelige saksbehandlingen ikke lenger er det.

    Det er også behov for å skille mellom innsigelser som er innarbeidet i ny «versjon» av planen / håndtert på annen måte og de innsigelsene som ikke lenger er det.

    Planregisteret var i utgangspunktet definert med et parallelt arkiv.

    Et analogt eksempel gjelder ved byggesaksbehandling der det kan bli sendt inn nye tegninger som erstatter tidligere tegninger.

    Disse eksemplene viser at saksarkivet trenger å være levende mange år etter at sakene er avsluttet arkivmessig. Eller kanskje vi må leve med parallelle arkiver? Vi må ikke glemme at arkiv har flere roller der langtidsoppbevaringen av vår historie bare er en av dem.

    Skrevet av Ragnar Sturtzel | 16/02/2014, 11:07

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: