//
du leser...
arkivdanning, Kommunale arkiv, Noark5

Noark 5 grensesnitt. På riktig spor?

Riksarkivet og KommIT har igangsatt et prosjekt der resultatet skal bli det etterlengtede Noark 5-grensesnittet. Etter å ha deltatt på første møte, stiller jeg spørsmålet: Er prosjektet på riktig spor?

Kommunenes arkivbehov er dynamiske, og dette gjør det både utfordrende og dyrt å utvikle løsninger mot eksisterende systemer. Dette er resultat av den teknologiske utviklingen og diverse reformer.

Et grensesnitt er en standardisering av tilgangspunkter mellom systemer. Formålet med Noark 5-grensesnittet er å lage en løsning for utveksling av informasjon med en Noark 5 kjerne. Standardisering og inkludering av dette i Noark 5 standarden er veldig viktig, da det legger til rette for at arkivkjernen kan bli en sentral kommunal IKT felleskomponent, og som også kan gi økt samhandling.

Fra leverandørsiden virket det ikke som om prosjektet var spesielt godt mottatt. Økte kostnader, innblanding og detaljstyring av arkivdanningen og at eksisterende grensesnittstandarder dekket dette fra før, var bare noe av argumentasjonen mot prosjektet. Kort oppsummert, dette er ikke noe som trengs.

Fra brukernes perspektiv er dette ikke bare noe vi trenger, men det vil gi kommunene mulighet til å innfri diverse regjeringers ønsker om økt samhandling, både innad og på tvers av forvaltningsnivåene. Om 20 år vil vi kunne se tilbake på dette prosjektet og enten beklage at det ikke gikk langt nok, eller juble over de viktige strategiske valgene som ble gjort.

Men det er viktig å forstå begrensningen i dette prosjektet. Et standardisert grensnitt for en Noark 5 kjerne vil ikke gi noe særlig mer enn en standardisering opp mot sak/arkiv. Det er fagsystemene som er mest problematiske og slik prosjektet er presentert, så tar ikke grensesnittet tak i dette problemet.

Det vi egentlig trenger er noe langt mer detaljert enn dette, og noe som kan detaljstyre interoperabilitets-punktene til en Noark 5 kjerne i mye større grad enn i dag. Vi trenger ikke bare ett, men flere grensesnitt. Faktisk trenger vi ett per fagområde. I bunnen trenger vi et omfattende basis grensesnitt som reflekterer all funksjonalitet som forventes å være tilgjengelig i en Noark 5 kjerne, omlag 200 funksjoner. Deretter kan det utvikles et forenklet grensesnitt som ligner på Noark 4 Webservices. Dette gjøres for å oppnå et nivå av bakoverkompatibilitet. Etter det må det utvides tilpasninger for de forskjellige fagområdene, og disse vil i stor grad gjenspeile utvidelser av mappe og registrering. Men da må også disse utvidelsene spesifiseres.

Det er en viss risiko med et slikt arbeid. Man kan fort overspesifisere, og da blir ikke grensesnittet et redskap for samhandling, men derimot et hinder. Men vi må våge å ta tak i de vanskelige oppgavene og investere i en langsiktig prosess, slik at vi ender opp med et godt resultat for kommunene.

Sammenstilling av arbeidsgruppen er i dag dominert av leverandører. De besitter den tekniske fagkompetansen, men hvor er kommunene? Det burde være et langt større engasjement fra kommunene her. Resultatet av dette prosjektet vil avgjøre hvor mye penger de i framtiden må bruke på systemtilpasninger.

Hvis dette prosjektet avsluttes etter at Noark 5 sak/arkiv grensesnittet er spesifisert, så har vi gjort oss selv en bjørnetjeneste. Prosjektet er nok på riktig spor, men endestasjonen er feil.

Diskusjon

3 kommentarer om “Noark 5 grensesnitt. På riktig spor?

  1. Thomas Sødring er inne på noe svært viktig her. Dette må på plass, spesielt rettet mot fagsystemer. Dette er noe jeg ser behov for nesten daglig i mitt arbeid med bevaring av eArkiv ved IKA Rogaland.

    Skrevet av Sigve Espeland | 10/02/2014, 14:57
  2. Hvis målsetningen er å få fanget data fra fagsystemene er man på ville veier om man starter med å tilby dem et detaljert API på 200 funksjoner.

    Erfaringen fra en årrekke med integrasjoner / fangst fra fagsystemer er at de synes stammespråket og strukturen i arkivet er for vanskelig. De vil ha noe som er langt enklere. Samtidig har det vist seg at når kundene har satt krav om at data skal arkiveres, ja så får man det til.

    Spørsmål som må besvares er bl.a. om fagsystemene skal arkivere inn i en struktur beregnet for saker eller om de skal arkivere inn i en struktur tilsvarende et filsystem, mapper i mapper og dokumenter på vilkårlig nivå i strukturen. Da glemmer vi også klassifikasjonssystem og klasse. Arkivdel kan beholdes som en toppnode for fagsystemets mapper og dokumenter. Da blir det ingenting til journalen.

    Et annet spørsmål er om data under utarbeidelse skal understøttes. Dagens sak/arkivsystemer gjør dette og sørger samtidig for å ivareta Noarkkrav til konsistens. Fagsystemene synes å være mindre opptatt av dette – de ønsker et sted å plassere ferdige dokumenter (mappene fylles med data etter behov og vil generelt ikke omorganiseres).

    Det er også et spørsmål om Noark 5 vil være morgendagens struktur. Hvis man etter europeisk standardisering finner at den må endres, må alle fagsystemene endres selv om behovet ikke har vært endret. Igjen, 200 detaljerte tjenester eller spissede, enkle tjenester tilpasset fagsystemenes behov/begrepsverden?

    Og til slutt: Hvordan fange metadata fra fagsystemene. Et godkjenningsløp pr. fagsystem er neppe veien å gå når vi snakker om kanskje 150-200 fagsystemer i en enkel kommune.

    Både Noark 4 Web Services og GeoIntegrasjonstjenestene ble laget etter en grundig diskusjon om hvilke tjenester det var behov for og hvor enkle de kunne gjøres slik at fagsystemene slapp å forholde seg til arkivstrukturen i unødvendig grad samtidig som resultatet ble konsistent arkivstruktur. Sjekk fagsystemene hva de reelle manglene er før de puttes i bøtta til fordel for 200 funksjoner for håndtering av en arkivkjerne (der kanskje kun 10 av de vil være i aktiv bruk).

    Antagelig er den viktigste diskusjonen saksbegrepet vs. et generelt mappebegrep (da som filsystem og ikke tilpasset saksbehandling som resulterer i bl.a. vedtak).

    Skrevet av Ragnar Sturtzel | 13/02/2014, 07:11
  3. Jeg synes Thomas har noen viktige poeng, men jeg tror også det er noen grad av skinn-uenighet her.

    Han bekymrer seg for at prosjektet skal begrense seg til grensesnitt mot sak/arkiv, og jeg oppfatter det som at han da mener sakarkiv i Noark-terminologi, og etterlyser et generelt grensesnitt for fagsystemer. Slik jeg ser det er tvert i mot hensikten med prosjektet nettopp å lage et komplett sett med basistjenester, uavhengig av fagområde. Tjenester som forholder seg til Noark-standarden i Noarks begreper, altså ikke bare sakarkiv. Eller som Thomas skriver: «I bunnen trenger vi et omfattende basis grensesnitt som reflekterer all funksjonalitet som forventes å være tilgjengelig i en Noark 5 kjerne…». Helt enig! Jeg finner det også helt naturlig at det i tillegg til disse basistjenestene utvikles fagområde-spesifikke tjenester som benytter fagområdenes terminologi, enten ved en orkestrering av basistjenestene eller i tillegg til disse.

    Jeg opplever ikke at leverandørene er så negative som Thomas gir uttrykk for, snarere at de er svært konstruktive. I arbeidsgruppa har vi riktignok en diskusjon som tenderer mot at de tradisjonelle Noark-leverandørene og deltakerne i GeoIntegrasjon først og fremst fokuserer på sakarkiv. På siste arbeidsgruppemøte, var det imidlertid (med forbehold om at det ennå ikke finnes noe godkjent referat) tilslutning til at vi prioriterer basistjenester mot objekter i indre kjerne, deretter går gjennom GeoIntegrasjon-tjenestene som retter seg mot sakarkiv, før vi tar fatt på ytre kjerne.

    Det deltar to kommuner i arbeidsgruppa, i tillegg til KS. Jeg tror også leverandørene, både av fagsystem og Noarksystem, i stor grad kjenner kommunenes behov, og er ikke bekymret for at kommunenenes behov ikke ivaretas.

    Skrevet av Hans Fredrik Berg | 18/02/2014, 12:48

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: