//
du leser...
bevaring og kassasjon, Privatarkiv

Bevaringsplaner for privatarkiver

Bestandsanalyse som metode fikk tilslutning av Samdoks arbeidsgruppe for bevaringsplaner på møte den 15.01.2014. Metodikk for bevaringsplaner skal også behandles på Samdoks strategimøte den 28.01.2014.

Formålet med en bevaringsplan er å motvirke at bevaringsarbeidet skjer tilfeldig og uten sammenheng, og å sikre at arkiver etter viktig virksomhet ikke blir oversett. En bevaringsplan vil også legge til rette for en bedre disponering av tilgjengelige ressurser.

Bevaringsplanen bør ta utgangspunkt i etablerte hovedlinjer og prinsipper for den enkelte institusjons bevaringsarbeid, slik de er nedfelt i institusjonens bevaringspolitikk. Den bygger også på samarbeidsavtaler og samhandlingsplaner mellom institusjoner lokalt, regionalt og nasjonalt.

Bestandsanalyse som metode

I arbeidet med en bevaringsplan er det viktig at man fremskaffer mest mulig presis kunnskap om eksisterende bestand. Det forutsetter derfor en form for bestandsanalyse. Det viktigste redskapet for oppdatert informasjon om en institusjons bestand av privatarkiver er systemet Asta. Det er også av denne grunn viktig at så mange som mulig benytter Asta som verktøy og samtidig påser at alle relevante registreringer man har kunnskap om legges inn. Ved å kombinere ulike metadata (søkekriterier) i Asta, vil man så kunne få ut en bestandsoversikt som igjen kan gi oss god informasjon gjennom en nærmere analyse av bestanden.

Asta gjør det mulig å registrere arkiver og arkivskapere/aktører med koder for næringsgrupper, organisasjonskategorier og arkivskapertyper (kategorier) samt arkivskaper- og arkivopplysninger. Næringskategoriene (bransjekategoriene) er basert på Statistisk sentralbyrås (SNB) standard for næringsgruppering (SN2007). Organisasjonskategoriene er basert på inndelingen i publikasjonen ”Norske organisasjoner”. Bruken av nærings- og organisasjonskoder har først og fremst relevans for bedrifts- og organisasjonsarkivene.

Mange av personarkivene er forholdsvis små, og selv om det skulle være mulig (noen ganger er det ikke mulig) å kategorisere dem i forhold til bransje- og organisasjonskoder, har det ikke alltid vært hensiktsmessig å gjøre det. For å sette personarkiver inn på en bevaringsplan er det derfor nødvendig å ta utgangspunkt i den generelle bevaringspolitikken.

Bestandsanalyse som metode fikk tilslutning av Samdoks arbeidsgruppe for bevaringsplaner på møte den 15.01.2014. Metodikk for bevaringsplaner skal også behandles på Samdoks strategimøte den 28.01.2014.

Samfunnsanalyse

Bestandsoversikten må anvendes både i forhold til et historisk blikk på samfunnet, for å fange opp viktige arkiver som ennå ikke er avlevert, og den må holdes opp mot arkivdanning i dagens samfunn. Med disse referansene vil bestandsoversikten kunne gi et grunnlag for konkrete bevaringsplaner. Statistisk Sentralbyrå (SSB) utgir årlige statistikker over bedrifter fordelt på nærings- og organisasjonskategorier. Her kan vi finne opplysninger om omfanget av bedrifter innenfor hver kategori, og dessuten kan historisk statistikk fra SSB vise hvor mange bedrifter som tidligere var knyttet til kategoriene. Dette gir mulighet til å se utvikling over tid.

Samdoks arbeidsgruppe for bevaringsplaner skal utarbeide forslag til metodikk for samfunnsanalyse i løpet av annet halvår 2014.

Diskusjon

Ingen kommentarer så langt.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggere like this: